W dobie rosnącej liczby przepisów oraz coraz bardziej rygorystycznego podejścia do odpowiedzialności karnej przedsiębiorstw, pojęcie criminal compliance staje się coraz bardziej istotne. Criminal compliance to system zarządzania w organizacji, który ma na celu zapobieganie przestępstwom i wykroczeniom, a także minimalizowanie ryzyka odpowiedzialności karnej zarówno dla firmy, jak i jej pracowników. Poniżej przybliżamy, czym jest criminal compliance, jakie ma znaczenie dla przedsiębiorstw oraz jakie korzyści niesie jego wdrożenie.

1. Czym jest criminal compliance?

Criminal compliance to zestaw zasad, procedur i działań, które organizacja wprowadza, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa karnego oraz zapobiegać popełnianiu przestępstw przez pracowników lub w ramach działalności firmy. Dotyczy to przede wszystkim zapobiegania korupcji, praniu pieniędzy, oszustwom, naruszeniom przepisów dotyczących ochrony środowiska, prawa pracy, bezpieczeństwa informacji oraz innych przestępstw gospodarczych.

Criminal compliance skupia się na dwóch głównych aspektach:

• Zapobieganie przestępstwom: Obejmuje wdrożenie systemów kontroli, które mają na celu wykrywanie i zapobieganie nielegalnym działaniom w organizacji.
• Minimalizowanie ryzyka: Oznacza działania, które mają na celu ochronę firmy przed odpowiedzialnością karną, w tym poprzez szkolenie pracowników, tworzenie wewnętrznych polityk oraz procedur postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

2. Dlaczego criminal compliance jest ważne?

Wdrażanie programów criminal compliance stało się kluczowe w obliczu zaostrzenia przepisów prawnych, które przewidują surowe sankcje za naruszenia przepisów karnych przez przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy główne powody, dla których criminal compliance jest tak ważne:

• Ochrona przed odpowiedzialnością karną: Zgodnie z przepisami, organizacja może ponosić odpowiedzialność karną za działania swoich pracowników, jeśli nie zapewniła odpowiednich mechanizmów kontroli i zapobiegania przestępstwom. Criminal compliance pomaga zminimalizować to ryzyko.
• Ochrona reputacji: Skandale związane z naruszeniem prawa karnego mogą poważnie zaszkodzić reputacji firmy, prowadząc do utraty klientów, partnerów biznesowych oraz spadku wartości rynkowej.
• Unikanie kar finansowych: Przestrzeganie zasad criminal compliance pozwala uniknąć wysokich kar finansowych, które mogą być nałożone na firmę w przypadku wykrycia przestępstwa.
• Budowanie zaufania: Firmy, które aktywnie promują przestrzeganie prawa i etyczne zachowania, budują zaufanie wśród swoich interesariuszy, co może przełożyć się na lepsze relacje z klientami, partnerami i inwestorami.
• Wzrost konkurencyjności: Przestrzeganie standardów criminal compliance może stać się przewagą konkurencyjną, szczególnie na rynkach, gdzie dbałość o zgodność z przepisami jest wysoko ceniona przez klientów i partnerów biznesowych.

3. Elementy skutecznego systemu criminal compliance

Skuteczny system criminal compliance powinien obejmować kilka kluczowych elementów:

• Polityki i procedury: Organizacja powinna opracować i wdrożyć jasne polityki oraz procedury dotyczące zapobiegania przestępstwom. Polityki te powinny być dostosowane do specyfiki działalności firmy oraz obowiązujących przepisów prawnych.
• Szkolenia pracowników: Regularne szkolenia z zakresu criminal compliance są niezbędne, aby pracownicy byli świadomi obowiązujących przepisów oraz wiedzieli, jak reagować w sytuacjach ryzykownych.
• Systemy kontroli wewnętrznej: Wdrożenie mechanizmów kontroli, które umożliwiają monitorowanie zgodności działań pracowników z przepisami prawa oraz wewnętrznymi politykami.
• Kanały zgłaszania nieprawidłowości: Pracownicy powinni mieć możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, co pozwala na wczesne wykrywanie i eliminowanie potencjalnych zagrożeń.
• Regularne audyty: System compliance powinien być regularnie audytowany, aby upewnić się, że jest skuteczny i że firma przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów.

4. Korzyści wynikające z wdrożenia criminal compliance

Wdrożenie skutecznego systemu criminal compliance przynosi organizacji wiele korzyści, takich jak:

• Zwiększenie bezpieczeństwa prawnego: Firmy, które przestrzegają zasad compliance, minimalizują ryzyko odpowiedzialności karnej.
• Poprawa kultury organizacyjnej: Criminal compliance promuje etyczne zachowania i odpowiedzialność w miejscu pracy, co może prowadzić do lepszego zaangażowania pracowników oraz wyższej jakości pracy.
• Lepsze relacje z interesariuszami: Firmy, które aktywnie dbają o zgodność z przepisami, zyskują większe zaufanie w oczach klientów, partnerów biznesowych oraz organów nadzoru.
• Zapobieganie konfliktom interesów: System compliance pomaga w identyfikacji i zarządzaniu potencjalnymi konfliktami interesów, co pozwala na zachowanie transparentności i uczciwości w działaniach firmy.

5. Wyzwania związane z criminal compliance

Wdrożenie i utrzymanie skutecznego systemu criminal compliance może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak:

• Koszty wdrożenia: Stworzenie i utrzymanie systemu compliance wymaga inwestycji w szkolenia, audyty oraz rozwój procedur, co może wiązać się z wysokimi kosztami, szczególnie dla mniejszych firm.
• Złożoność przepisów: Przepisy prawne, szczególnie w kontekście międzynarodowym, mogą być skomplikowane i zmienne, co utrudnia ich interpretację i implementację.
• Oporność pracowników: Zmiany związane z wdrażaniem compliance mogą spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy mogą postrzegać je jako dodatkowe obciążenie lub ograniczenie swobody działania.

Podsumowanie

Criminal compliance to kluczowy element strategii zarządzania ryzykiem w nowoczesnych organizacjach. Jego celem jest zapobieganie przestępstwom oraz minimalizowanie ryzyka odpowiedzialności karnej. Wdrożenie systemu compliance przynosi liczne korzyści, takie jak zwiększenie bezpieczeństwa prawnego, poprawa reputacji firmy oraz budowanie zaufania wśród interesariuszy. Pomimo wyzwań związanych z wdrożeniem, criminal compliance jest inwestycją, która może zabezpieczyć firmę przed poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, a także wzmocnić jej pozycję na rynku. W kancelarii zwracamy uwagę, aby nasi warszawscy przedsiębiorcy zostali zabezpieczenie od A do Z.

‍